视频会议作为现代一种新型的沟通工具改变了我们的办公方式，它可以让我们在不同地域的你我做到身临其境的沟通，改变了以往需要电话、E-mail、异地出差等传统商务沟通模式。通过逼真的音视频互动为企业带来身临其境的会议感受，从而实现各地员工轻松实现“面对面”跨地域的沟通交流，从而节约了时间、资源和费用，提高工作效率，为领导层快速提供决策，让企业在瞬息万变的竞争环境中赢得先机。
灯光照度是会议室的基本必要条件。摄像机均有自动彩色均衡电路，能够提供真正自然的色彩，从窗户射入的光(色温约5800K)比日光灯(3500K)或三基色类(约3200K)偏高，如室内有这两种光源(自然及人工光源)，就会产生有蓝色投影和红色阴影区域的视频图像;另一方面是召开会议的时间是随机的，上午、下午的自然光源照度与色温均不一样。因此会议室应避免采用自然光源，如果采用人工光源，所有窗户都应用深色窗帘遮挡，并且应选择冷光源，诸如“三色基灯”(R、G、B)效果最佳，避免使用热光源。
学术报告厅型布局 的大屏幕位于正前方，各类人员按照对正常工作的重要程度不同，呈阶梯状排列位置，主要决策领导人员处于最佳的大屏幕观看位置，其余人员次之。席位和屏幕之间，放置发言台，供讲演者用。这种布局适用于领导人员、观摩人员较多的场景。
运维中心型布局 的大屏幕呈直线或弧线型，按照业务部门、职责方向或人员任务将大屏幕划分成若干个区域，有关领导人员位于相应区域的最佳观看位置，相互独立的行使管理职能。在这种布局中，每个决策者或一组决策者正面的大屏幕是是专门为其设置的，用以显示最关心的信息，适用于以扁平分散式决策为主的管理控制机构。