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签到簿的作用是帮助了解到会人员的多少，分别是谁，一方面使会议组织者能够查明是否有人缺席，另一方面能够使会议组织者根据签到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名册可以方便会议的主席和与会人员尽快地掌握各位参加会议的人员的相关资料，加深了解，彼此熟悉。

在有的场合，与会人员需要在黑板或者白板上写字或画图，从而说明问题，虽然视听设备发展得很快，但是传统的表达方式依然受到很多人的喜爱，而且在黑板或白板上表述具有即兴、方便的特点。此外，粉笔、笔、板擦等配套的工具也必不可少。

一个活动的主题就就好比一个人的灵魂，好的主题能传达一场活动想要表达的、一个企业的核心理念，在确定活动主题时，应该环绕公司过去的发展以及对未来的展望来定。除此了这些，还要提前确定活动的时间、地点、人数、需要邀请的嘉宾（如果需要，要邀请的媒体也要提前确定）。