1. 开会前再次落实会议室摆设方式，人员到达日期，接待车辆，酒店住宿安排。
2. 会议开始前一小时，检查指示牌、横幅、人是否已经放好，文字有无错误。
3. 会议开始前一小时，检查各种设备是否运转正常，如试听多媒体设备、照明设备、空调电话、背景音乐、麦克风、接待台、席号的位置是否摆放正确
4. 会议开始前一小时，检查各种设备、设施是否运转正常，如照明设备、空调电话、背景音乐、麦克风、接待台、席号的位置是否摆放正确。
5. 检查地毯、门、墙壁、洗手间及装饰物是否干净，注重细节之处。
6. 检查会后宴会的各项工作，包括人数、宴会形式、服务方式、食品和饮料、参加宴会的重要客人，以及客人提出的特殊要求，分配具体工作，指定各工作环节的检查人。
7. 若需要演出公司、礼仪小姐，事先应审核演出节目有无不符合要求的内容，并安排他们提前到达，进行彩排。
8. 检查会议期间专用洗手间是否有专人值守，宴会空调是否已提前找开，温度是否适合。
9. 会议前半小时安排保安协助客人泊车。
10. 提前安排摄影摄像到场拍摄。
11. 请客户会议负责人提前到达检查场地，若有不甚满意之处，可即协商更正。
12. 安排可调动的专人，负责应对突发事件。